SharePoint Hub Sites statt Unterwebsites

Einleitung

In der modernen Welt von SharePoint Online gibt es keine Hierarchie mehr zwischen den Sites. Alle Sites liegen technisch gleichwertig nebeneinander. Dies ist ein bedeutender Unterschied zu den alten On-Premise-Sites, bei denen es die Möglichkeit gab, Unterwebsites anzulegen. Diese Funktion existiert in SharePoint Online nicht mehr.

Was war das Problem mit Unterwebsites?

Unterwebsites waren technisch in einer SiteCollection enthalten. Daher war das Verschieben einer Site in eine andere Position kompliziert. Teilweise wurden SiteCollections durch Unterwebsites riesig, und Sites mit vielen Unterwebsites konnten schlechter gesichert und wiederhergestellt werden. Einzelne Sites sind hier einfacher zu handhaben.

Unterwebsites sind auch keine vollständigen Sites. Sie teilen sich verschiedene Kataloge mit allen anderen Subsites innerhalb der Sitecolletion. Zum Beispiel werden Contenttypen zwischen allen Subsites einer Site geteilt, was schnell unübersichtlich werden kann. Und dann stellt sich schnell die Frage: Welcher Contenttype gehört zu welcher Site? Und kann der gelöscht werden oder nicht.

Außerdem vermischt man mit Subsites Navigation und Datenablage. Warum sollte eine Site überhaupt innerhalb einer anderen Site enthalten sein? Genausogut könnten die auch einfach nebeneinander liegen. Um dann zu einem untergeordneten Thema zu gelangen, ist nur eine leichtgewichtige Navigation nötig, keine physische Ablagestruktur. Das ist “Ordnerdenken” und nicht “Denken in Intranets”.

Gleichberechtigte Sites

Daher ist in modernen SharePoint die Anlage von Subsites im Standard auch ausgeschaltet. Das neue Konzept sieht vor, dass alle Sites physisch nebeneinander liegen und es keine Hierarchie zwischen ihnen gibt.

Aber manchmal brauche ich so eine Art Hierarchie

Das ist richtig. Als Besitzer eines Intranets möchtest du zum Beispiel, dass die siteübergreifende Navigation auf allen Sites gleich ist und du sie nicht auf jeder Site doppelt pflegen musst. Ferner willst du vielleicht noch andere Einstellungen von einer Site auf viele Sites übertragen.

Die Hub-Site als Verteiler von Einstellungen

Dafür gibt es das Konstrukt des “Hubs”. Ein Hub selbst ist auch nur eine Site, aber du kannst verschiedene Sites an den Hub “andocken”. Die Topnavigation, das Theme und je nach Bedarf auch Teile der Berechtigungen werden dann auf die Sites im Hub vererbt. Die Sites liegen aber immer noch nebeneinander und können jederzeit einfach an einen anderen Hub gehängt werden.

Die Hub-Site als Aggregator von Informationen

Auf der anderen Seite können auf einer Hubsite einfach Informationen von allen Sites im Hub aggregiert werden. So ist es zum Beispiel einfach, alle News und Events von allen Sites einzusammeln und gebündelt auf der Startseite eines Hubs darzustellen. Damit eignet sich die Homepage eines Hubs sehr gut als die Startseite eines Intranets, auf der die neuesten Neuigkeiten und Events der einzelnen Sites dargestellt werden.

Fazit

Wichtig zu verstehen ist, dass es einen Unterschied zwischen der Ablagestruktur von Sites und der Navigation hin zu einzelnen Sites gibt. Wenn man das einmal verstanden hat, dann ist die Hub-Site ein ganz entscheidender Baustein eines SharePoint-basierten Intranets.