Organizational Assets

Jedes Unternehmen hat Vorlagen, sei es Briefvorlagen, PowerPoint Masterfolien, Angebotsvorlagen oder auch Bilder und Videos, die im Intranet benutzt werden dürfen. Diese Vorlagen sind häufig auf Netzlaufwerken gespeichert oder im Intranet abgelegt. Doch wie oft kommt es vor, dass Mitarbeiter die benötigten Vorlagen nicht sofort finden und daher alte oder falsche Vorlagen verwenden? Eine bessere Lösung wäre, wenn die Vorlagen direkt in den Office Programmen wie Word oder PowerPoint verfügbar wären.

Problem

Das Problem ist bekannt: Mitarbeiter finden die Vorlagen nicht sofort und benutzen daher möglicherweise alte Vorlagen weiter. Dies kann zu Inkonsistenzen und ineffizienten Arbeitsabläufen führen. Obwohl es schon lange möglich ist, Vorlagen in Office Programmen zu integrieren, basiert dies häufig auf Netzlaufwerken, die nur per VPN verfügbar sind. Dies erschwert den Zugriff und die Nutzung der Vorlagen erheblich.

Lösung

Die Lösung für dieses Problem sind “Organizational Asset Bibliotheken”. Dabei handelt es sich um Dokumentenbibliotheken im SharePoint, in die Vorlagen abgelegt werden können. Diese Vorlagen sind dann direkt in den Office Produkten benutzbar, was den Zugriff und die Nutzung erheblich erleichtert.

Einrichtung

Um Organizational Asset Bibliotheken einzurichten, muss zunächst eine SharePoint Seite definiert werden, auf der die Asset Bibliotheken angelegt werden sollen. Es ist wichtig zu beachten, dass es nicht möglich ist, mehrere SharePoint Seiten mit “Organizational Asset” Bibliotheken zu benutzen. Alle “Organizational Asset” Bibliotheken müssen auf derselben SharePoint Seite sein.

Office Vorlagen

Nachdem eine leere Bibliothek angelegt wurde, muss sich ein Administrator per SharePoint Management Shell anmelden und das folgende Kommando ausführen:

 Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl <URL> -OrgAssetType  OfficeTemplateLibrary -CdnType Public

Dieses Kommando definiert die angegebene Bibliothek als Vorlagenbibliothek. Nun können PowerPoint Vorlagen (.POTX), Word Vorlagen (.dotx) und Excel Vorlagen (.XLTX) dort abgelegt werden. Diese werden dann in jedem PowerPoint, Word und Excel unter “Neu” und dem Namen der Organisation als Vorlage angeboten.

Bild Vorlagen

Nach Anlage einer leeren Bibliothek und nachdem ein Administrator per SharePoint Management Shell das folgende Kommando ausgeführt hat:

  Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl <URL> -OrgAssetType  ImageDocumentLibrary -CdnType Public

stehen auch alle Bilder in der Bibliothek allen Redakteuren im Intranet im Dateiauswahldialog für Bilder zur Verfügung.

Vorteile der Organizational Asset Bibliotheken

Die Verwendung von Organizational Asset Bibliotheken bietet zahlreiche Vorteile:

• Zentralisierte Verwaltung: Alle Vorlagen sind an einem zentralen Ort gespeichert und können leicht aktualisiert und verwaltet werden.
• Einfacher Zugriff: Mitarbeiter können direkt aus den Office Programmen auf die Vorlagen zugreifen, ohne sich durch Netzlaufwerke oder VPN-Verbindungen kämpfen zu müssen.
• Konsistenz: Durch die zentrale Verwaltung und den einfachen Zugriff wird sichergestellt, dass immer die aktuellsten Vorlagen verwendet werden, was zu konsistenteren und professionelleren Dokumenten führt.
• Effizienz: Die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Vorlagen verbringen, wird erheblich reduziert, was zu effizienteren Arbeitsabläufen führt.

Fazit

Organizational Asset Bibliotheken sind eine hervorragende Lösung für Unternehmen, die ihre Vorlagenverwaltung optimieren möchten. Die Einrichtung ist zwar mit einigen administrativen Schritten verbunden, diese sind aber im Vergleich mit anderen Lösungen nicht so komplex und die Vorteile überwiegen bei weitem die anfänglichen Aufwände. Nutze die Möglichkeiten von SharePoint und Microsoft 365, um deine Vorlagenverwaltung auf das nächste Level zu heben!