Das ist eine hĂ€ufig gestellte Anforderung. Ich als Mitarbeiter soll/muss in einer Liste Daten eintragen, die aber auĂer mir und einem Vorgesetzten/Prozessverantwortlichen niemand sonst sehen soll.
Das kann ich mittels eines Power Automate Prozesses lösen, der bei jedem Element die Berechtigungen neu setzt. Brauche ich aber nicht.
Ich kann das nÀmlich einfach mit SharePoint Bordmitteln lösen. In diesem Beispiel erstelle ich dazu zunÀchst eine Liste. Mit einer Dokumentenbibliothek geht es aber genauso.
Bei dieser Liste öffne ich die Listeneinstellungen (âRĂ€dchenâ->âListeneinstellungenâ) und öffne dort âErweiterte Einstellungenâ. Dort ist der Abschnitt âBerechtigungen auf Elementebeneâ fĂŒr mich interessant.
Hier Ă€ndere ich den âLesezugriff auf âElemente lesen, die vom Benutzer erstellt wurdenâ und den âErstellungs- und Bearbeitungszugriffâ auf âElemente erstellen und bearbeiten, die vom Benutzer erstellt wurdenâ
Nun kann ich als Benutzer immer noch Elemente in meiner Liste erstellen und sehen, welche Elemente ich erstellt habe.
Was ist jetzt mit dem Vorgesetzten? Den mache ich zum Websitesammlungsadministrator. Geht dazu zu âRĂ€dchenâ->Websiteinformationen->âAlle Websiteinformationen anzeigenâ->âWebsiteberechtigungenâ und klickt dann oben auf âWebsitesammlungsadministratorenâ
Diese Benutzer haben Rechte auf alles in der Site (TatsĂ€chlich ist bei ihnen die BerechtigungsprĂŒfung technisch einfach ausgeschaltet). Damit kann ein Websitesammlungsadministrator auch wiederum alle Elemente in unserer Liste lesen. Also fĂŒgen wir den Vorgesetzten hier mit ein.
Das bedeutet aber auch, dass der Vorgesetzte alles andere auf dieser Website sehen und bearbeiten kann. Was ist, wenn ich das nicht will?
Das ist eine Frage der Architektur deiner SharePoint Seiten. Ich persönlich tendiere dazu, viele Seiten zu haben, aber in jeder Seiten wenige oder gar nur einen Anwendungsfall abzubilden. Also wĂŒrde ich eine komplett eigene Webseite haben, in der nur diese eine Liste liegt. Damit gibt es kein weiteres Berechtigungsproblem.